Réunions familiales : Une plateforme stimulante

Amy Theisen, CFPMD • Stratège principale, Recherche sur les besoins des clients
Tracey McLennan, CFPMD, MFA-PMC, FEA, • Dirigeante et conseillère principale en gestion de patrimoine
Tim Brisibe, LLB, LLM, TEP, MFA-PMC, FEA • Dirigeant, Consultation stratégique

Les réunions familiales peuvent servir de plateforme pour mener des discussions constructives et mieux comprendre de nombreux domaines. Elles sont particulièrement utiles pour aborder le sujet du transfert de votre patrimoine et ses répercussions pour vos proches. Bien menées, les réunions familiales peuvent améliorer la communication et l’efficacité de la prise de décisions. Elles permettent à tout le monde de se mettre sur la même longueur d’onde; elles créent des possibilités d’épanouissement pour les membres de la famille et resserrent les liens familiaux. Les réunions familiales peuvent aussi être l’occasion de célébrer ce qui rend votre famille vraiment unique.

La communication est essentielle

Chaque famille canadienne se distingue par sa structure, et une situation, des souvenirs, des différends, des convictions et des valeurs communs qui dictent la manière dont elle fonctionne et communique pour faire avancer les choses. Grâce à une bonne communication au sein de la famille, il est plus facile de répondre aux préoccupations, et de déterminer comment subvenir aux besoins de vos proches et établir la sécurité financière des générations suivantes.

Si vous organisez des réunions familiales dans le cadre de votre planification successorale, certains documents essentiels doivent être en place, comme un testament (et, éventuellement, une fiducie), des procurations et des directives en matière de soins de santé. Ces documents fondamentaux servent de feuille de route détaillée pour votre exécuteur (appelé liquidateur au Québec) ou d’autres personnes en cas d’inaptitude ou de décès.

88 % des personnes retraitées ne veulent pas être un fardeau pour leur famille et 69 % des membres de la génération Y craignent que leurs parents n’aient pas assez d’argent pour vivre confortablement à la retraite.

Étude Edward Jones et Age Wave, Resilient Choices: Trade-Offs, Adjustments, and Course Corrections to Thrive in Retirement, 2023.

À qui les réunions familiales sont-elles susceptibles de profiter?

Aborder diverses questions financières est bénéfique à la plupart des familles. Par exemple, vous pourriez discuter de vos intentions en matière de dons et de planification successorale. Vous pourriez également profiter des réunions pour apprendre aux autres à gérer leurs finances et leur faire part de vos expériences personnelles. Attention, ce n’est pas le meilleur moment pour régler des différends familiaux profonds ou des problèmes épineux. Il est préférable d’organiser une réunion distincte pour ces sujets, surtout si certains membres de la famille (comme les enfants) sont sensibles.

Avantages des réunions familiales

• Communiquer avec franchise et transparence
• Resserrer les liens familiaux
• Former et informer
• Résoudre des problèmes ensemble et apporter un soutien, au besoin
• Présenter des conseillères et des conseillers
• Réduire le risque de conflit
• Renforcer les valeurs familiales
• Planifier des activités gratifiantes ou amusantes!

Préparation de la réunion familiale

Alors que vous rassemblerez bientôt vos proches pour votre première réunion officielle d’examen financier, réfléchissez à ce qui est important pour vous et votre famille, c’est-à-dire vos valeurs fondamentales. Votre famille valorise-t-elle la franchise, la curiosité, les efforts et la contribution à la collectivité? Est-ce que vous et votre famille avez la même définition du mot « juste »? En comprenant ce qui vous motive, vous et les autres, vous pouvez vous préparer à tisser des liens plus profonds et à communiquer vos volontés plus clairement. Cette compréhension facilitera également les conversations et les activités de planification futures, notamment pour choisir les personnes à inviter, le lieu et la fréquence des réunions.

Réunion d’examen financier et successoral

L’un des types les plus courants de réunions familiales est celui consacré à l’examen financier et successoral. En général, les membres de la génération âgée présentent leurs plans successoraux et (éventuellement) leurs préparatifs financiers avec leurs enfants. L’un des principaux avantages de cette réunion est que vous pouvez exposer le raisonnement qui justifie votre plan successoral : ce qui est important pour vous (valeurs fondamentales) et les raisons pour lesquelles vous avez pris certaines décisions. C’est également le moment idéal pour vérifier que les personnes désignées dans vos documents pour des fonctions données comprennent leurs responsabilités et sont prêtes à les assumer.

Si vous ne souhaitez pas fournir des renseignements financiers détaillés lors de la première réunion familiale, voici quatre approches courantes que vous pourriez adopter, selon vos objectifs. Les besoins et les préférences de votre famille en matière de communication détermineront quelles réunions tenir et dans quel ordre.

Les bases : aperçu des documents de succession

Durant cette réunion, vous faites un survol des documents en place et mettez l’accent sur les rôles et responsabilités des personnes qui y sont désignées. Cette réunion permet de vous assurer que les personnes désignées sont d’accord pour agir en votre nom. Le but de cette réunion n’est pas de parler des finances, mais plutôt d’explorer ce qui est important pour votre famille. Beaucoup de gens choisissent de commencer par ce type de réunion et en profitent pour présenter les membres de leur famille à leur conseillère ou conseiller en investissement, à leur fiscaliste et à leur mandataire.

Les détails : documents financiers et successoraux

Cette réunion comprend également un survol de votre situation financière. Comme vous discuterez des soldes de vos comptes et de votre valeur nette, vos bénéficiaires pourraient se sentir rassurés. Mais ils pourraient aussi avoir des questions comme : « Mes parents pourront-ils assumer les coûts des soins de santé? Qu’est-ce que cela signifie pour moi? Vais-je recevoir un héritage? » Ces questions sont courantes. C’est donc une bonne idée de vous préparer à y répondre. Cette réunion constitue également un forum approprié pour discuter de la façon dont vous subviendrez à vos besoins, prévus et imprévus, financiers ou autres. Vous pouvez aussi en profiter pour parler à votre famille des dons qui vous tiennent à cœur, comme ceux versés aux organismes de bienfaisance que vous soutenez, et encourager vos proches à poursuivre ce soutien, s’il y a lieu.

L’éducation de la famille : les structures financières applicables

Durant cette réunion, vous présentez aux membres de la famille les structures financières et les renseignements connexes. Par exemple, certaines personnes pourraient ne pas savoir en quoi consiste une fiducie, quand en établir une ou comment gérer les actifs d’une fiducie. Certains membres de votre famille pourraient vouloir être capables de comprendre des états financiers ou de gérer des actifs immobiliers. Vous n’avez pas à divulguer complètement tous les avoirs ou les soldes de la famille durant cette réunion. Mais vous pouvez donner à vos proches les outils nécessaires pour gérer les avoirs familiaux.

L’examen poussé : discussion complète et transparente

Cet examen décrit votre plan successoral et votre situation financière, ainsi que la façon dont vous distribuerez vos actifs et les montants ou pourcentages estimatifs. Le fait d’entrer dans de tels détails peut s’avérer bénéfique : vos enfants peuvent avoir un point de vue différent (par exemple, ils ne souhaitent peut-être pas hériter d’actifs précis) ou vous pourriez réaliser que vos hypothèses sur les besoins de vos enfants et de vos petits-enfants sont erronées. Si vous ne divisez pas vos actifs de façon égale, vous risquez de provoquer une discussion forte en émotions, car certains de vos proches pourraient considérer la distribution comme le reflet de l’amour que vous leur portez. En présentant vos réflexions, vous mettez vos décisions en contexte et vous accordez du temps pour la discussion, au lieu de laisser vos enfants et petits-enfants tirer leurs propres conclusions.

ATTENTION! 

Le transfert d’argent a toujours une signification. Si vous n’êtes pas explicite, vous laissez à votre famille le champ libre pour interpréter votre message.

Remarque : En raison de la nature des discussions sur la succession et le transfert de patrimoine, la confidentialité est importante. Vous devez déterminer les renseignements que vous ne voulez pas communiquer (comme la valeur nette de la génération âgée, le moment où sera versé un héritage important, etc.).

Cinq étapes à suivre pour organiser une réunion familiale d’examen financier ou successoral

1. Inviter les personnes qui participeront à la réunion
2. Planifier la réunion
3. Élaborer et finaliser l’ordre du jour
4. Animer la réunion
5. Faire un suivi et décider des prochaines étapes

1. Inviter les personnes qui participeront à la réunion

La première étape consiste à obtenir l’accord des personnes participantes et à convier des personnes extérieures à la famille.

Personnes à inviter : Décider qui inviter est délicat; il n’y a pas de bonne réponse. La meilleure pratique est de viser la plus grande inclusion possible selon la situation. Faites preuve de transparence et évitez de donner une impression de parti pris en ce qui concerne les invitations. Une bonne méthode consiste à s’entendre sur un cadre de participation et à l’appliquer de façon systématique. Un tel cadre est particulièrement utile dans les familles reconstituées ou si vous souhaitez inviter uniquement les descendants directs.

2. Planifier la réunion

Afin d’encourager la participation, il est important d’éviter les surprises. Précisez qui est invité (enfants, beaux-parents, petits-enfants, etc.) et quelles sont les attentes à l’égard de leur participation. S’il y a des frais de déplacement, de repas ou de divertissement pour les personnes participantes, l’hôte ou l’hôtesse peut offrir d’en payer la totalité (ou une partie).

L’emplacement est important : l’une des clés de la réussite des réunions familiales est que les participants soient à l’aise et libres de se concentrer sans distraction. Voici les principaux éléments à prendre en considération :

• Maison familiale : Ce n’est pas forcément un terrain neutre. Les personnes participantes peuvent retrouver d’anciennes habitudes et les rôles établis au sein de la famille (le décideur, l’aîné, le cadet, etc.).
• Lieu de villégiature ou lieu attrayant (p. ex., restaurant) : Le fait de devoir s’absenter du travail et les coûts peuvent constituer un obstacle. Souvent, l’hôte ou l’hôtesse paie l’hébergement, les repas et le transport en guise de remerciement pour la participation.
• Bureau du conseiller ou de la conseillère en investissement : Les personnes participantes connaissent-elles le conseiller ou la conseillère en investissement? Est-ce un endroit confortable pour tout le monde?
• Réunion virtuelle : La participation est plus facile à gérer, mais il y a certains compromis, comme le manque de communication en personne et le risque de distraction.

3. Élaborer et finaliser l’ordre du jour

Déterminez les renseignements que vous souhaitez communiquer et les conseillers, conseillères, animatrices ou animateurs que vous voulez inviter. Envoyez l’ordre du jour et tout document pertinent avant la réunion (mais après l’envoi des invitations). Vous pouvez également :

• Limiter la durée à une demi-journée ou à une journée complète, voire moins, selon le contenu.
• Prévoir des pauses.
• Prévoir suffisamment de temps pour une discussion réfléchie.
• Déterminer si vous voulez communiquer de l’information, demander un avis ou décider en groupe.
• Intégrez des activités amusantes ou sociales, si possible.
• Invitez quelqu’un pour animer la réunion, comme un conseiller ou une conseillère en entreprise familiale (FEA), un guide spirituel ou une personne qui a la formation et les compétences nécessaires pour animer des réunions difficiles, si vous pensez que cela aidera votre famille.

4. Animer la réunion

Les réunions familiales sont souvent l’occasion de faire le point et de prendre des nouvelles les uns des autres. Mais elles peuvent aussi être source de stress pour certaines personnes.

• Désignez un ou une secrétaire pour prendre des notes.
• Établissez des règles pour les interventions ou des règles de conduite.
• Restez concentré et à l’écoute; respectez l’ordre du jour et suivez les règles de conduite.
• Faites le point tout au long de la journée et récapitulez ce dont vous avez discuté pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. 
• Profitez-en pour tisser des liens et passer un bon moment ensemble. Les réunions familiales sont un excellent moyen de partager et de créer de nouveaux souvenirs.

5. Faire un suivi et décider des prochaines étapes

Afin que tout le monde tire les mêmes conclusions de la réunion, vous devrez remettre un compte-rendu aux personnes participantes dans un délai raisonnable (de deux à trois semaines). Indiquez les mesures à prendre, les personnes chargées des différents dossiers et le délai prévu.

Règles de conduite courantes des réunions familiales :

• Faire preuve de respect
• Ne pas interrompre
• Rester concentré et à l’écoute
• Ne pas utiliser de téléphone
• Suivre l’ordre du jour
• Maintenir la confidentialité
• Ne pas parler au nom des autres
• Rester tourné sur l’avenir

Établissez vos propres règles : La liste ci-dessus est un excellent point de départ, mais n’hésitez pas à personnaliser vos règles en fonction de votre situation familiale.

Réunions familiales

Votre plan successoral est dynamique et doit être revu et mis à jour périodiquement, les réunions familiales aussi. De nombreuses familles choisissent de se réunir à intervalles réguliers ou une fois par an pour discuter de ce qui demeure inchangé et de ce qui a changé. Ces réunions peuvent être un excellent moyen de resserrer les liens, d’améliorer la communication et de favoriser les échanges entre les enfants et les petits-enfants à mesure qu’ils grandissent et mûrissent.

Étapes suivantes

Vous pouvez compter sur nous pour planifier ce type de réunion. Chez Edward Jones, votre conseiller ou conseillère en investissement collabore avec notre Équipe de consultation, composée de planificatrices et planificateurs financiers hautement spécialisés et accrédités, et de spécialistes de la fiscalité, de l’assurance, de l’héritage et de la succession, pour répondre à vos besoins financiers complexes. Ensemble, ils adoptent une approche personnalisée pour vous aider à atteindre vos objectifs, répondre à vos questions et vous guider tout au long du processus de réunions familiales.